El Principio de Pareto puede aplicarse a cualquier cosa que midas, tanto en tu vida personal como en tu trabajo y/o negocios.
Si no estás muy seguro de lo que es la regla 80/20, o cómo puedes usarla para mejorar la forma en la que administras tu tiempo, lo vas a entender en corto. El Principio de Pareto puede ser la respuesta.
¿Cómo aplicar el Principio de Pareto a la administración del tiempo?
Este principio es un concepto desarrollado por el economista italiano Vilfredo Pareto en 1895, tras darse cuenta de que 20 por ciento de la población era dueña de 80 por ciento de la tierra. Esto lo llevó a la conclusión de que toda la actividad económica podía aplicarse a este principio.
Brian Tracy lo explica así: “Esta regla dice que 20 por ciento de tus actividades te dará 80 por ciento de los resultados”. Por ejemplo, “20 por ciento de tus clientes te darán 80 por ciento de tus ventas. 20 por ciento de tus productos o servicios te darán 80 por ciento de tus ganancias. Y 20 por ciento de tus tareas equivaldrá al 80 por ciento del valor de lo que haces, y más.”
¿Cómo aplica esto a la administración del tiempo? Tracy dice: “si tienes una lista de 10 cosas por hacer, dos de esas cosas valdrán mucho más que las otras ocho juntas”.
En otras palabras, 80 por ciento de tus resultados deben venir de 20 por ciento de tu tiempo. No te preocupes si las cifras no son exactamente 80 y 20, la idea es que la mayoría de las cosas no están distribuidas equitativamente. ¿Significa que debes trabajar menos? No precisamente. Lo que busca este concepto es motivarte a que te enfoques en las cosas que realmente importan, sobre todo en las tareas que nos ayudan a llegar a nuestros objetivos.
Si tomamos en cuenta que los emprendedores creemos que podemos hacerlo todo por nuestra cuenta, el Principio de Pareto es, posiblemente, la mejor técnica de administración que tenemos a nuestra disposición. Por ejemplo, en lugar de pasar horas arreglando un sitio web defectuoso, o reparando la fuga de un lavabo, o lidiando con preguntas de servicio al cliente, deberíamos delegar estas tareas o contratar externos para resolverlas, y enfocarte en cosas más importantes que te ayuden a hacer crecer el negocio.
Con suerte, esto explica lo que es el Principio de Pareto y cómo puede usarse para mejorar la administración de tu tiempo, pero ¿cómo empezar?
Piensa nuevamente en las cosas que tienes que hacer
Con este principio en mente, cambia la forma en la que haces tus listas de pendientes. Por lo general, estas listas consisten en cosas simples que pueden no ser las más importantes o las que deberías estar haciendo. Tus listas deberían reflejar tus prioridades, tomando en cuenta si el esfuerzo que implican vale la pena.
Para sacar el mayor provecho a este principio que te ayudará a manejar mejor tu tiempo, empieza priorizando lo que necesitas hacer basándote en la cantidad de esfuerzo que implica. Enumera las tareas en una lista del 1 al 10, siendo 1 la que menor esfuerzo requiera. Luego, considera los resultados positivos potenciales de estas cosas. Etiquétalos del 1 al 10, siendo 10 el que tiene mayor impacto.
Con esto descifrado, el siguiente paso es crear un nuevo orden de tareas en tu lista. Divide la cantidad de esfuerzo entre los resultados potenciales. Esto te dará el orden de prioridades que necesitas para administrar tu tiempo de manera más efectiva, aumentando tus resultados. Las tareas que dan mejores resultados con menor esfuerzo, esas son las que deberías terminar primero. Otras requerirán mayor esfuerzo y darán menores resultados, y esas puede posponerse o incluso quitarse de la lista.
Evalúa todas tus actividades y objetivos
Otro enfoque es identificar ese 20 por ciento de tareas que te dan 80 por ciento de tus resultados. Puedes lograrlo respondiendo a estas preguntas:
- ¿Considero que todas mis tareas y funciones son urgentes?
- ¿Estoy invirtiendo demasiado tiempo en tareas específicas?
- ¿Esta tarea me ayuda a lograr mis objetivos?
- ¿Soy la persona mejor calificada para el trabajo? ¿O debería hacerlo alguien más?
Después de evaluar tus tareas, evalúa tus objetivos. Ponle atención al 20 por ciento de actividades que te ayudarán a lograr tu objetivo.
Por ejemplo, estás dentro de ese 20 por ciento si estás trabajando en actividades que mejoren tu vida o que estén relacionadas a tus planes a largo plazo. También estás dentro del 20 por ciento si estás invirtiendo tiempo haciendo cosas que disfrutas y delegando las tareas para las que no estás capacitado.
Identifica cuándo eres más productivo
Todos tenemos un momento en el que estamos más alerta, concentrados y con energía. Algunos estamos listos para empezar el día desde temprano, otros son más productivos por la noche.
Yo soy una persona madrugadora que se despierta a las 5:15 de la mañana. Sabiendo esto, agendo mis prioridades durante las primeras horas del día y no por la tarde, cuando me estoy quedando sin pila. Es una forma comprobada de hacer muchas más cosas en el día a día.
Elimina las distracciones que más te interrumpen
Estamos rodeados de distracciones. Ya sea una notificación, una llamada, alguien tocando el timbre o la construcción que hay del otro lado de la calle. Desafortunadamente, no importa qué tanto lo intentes, las distracciones son inevitables. La buena noticia es que puedes minimizarlas implementando la regla 80/20.
Lleva un registro de interrupciones para identificar las que más te distraen. Yo lo haría durante una semana. Luego revisa la lista y observa qué es lo que más te interrumpe. Si los correos, las llamadas, las notificaciones, las visitas inesperadas o el ruido ambiental son los culpables de tu distracción, encuentra formas de deshacerte de ellos. Por ejemplo, puedes poner en silencio tus notificaciones, cerrar la puerta de tu oficina o usar audífonos que aíslen el sonido. Si esto no funciona, intenta usar una app de calendario.
Dejar ir los trabajos que no te hacen ganar dinero
No es que los trabajos en sí paguen poco, sino que hablamos de las tareas que pueden ser delegadas a alguien más. Por ejemplo, podrías contratar un asistente para recoger la ropa de la tintorería o para administrar tu buzón de correo. Contrata a alguien que limpie tu casa y oficina, y sí, aunque esto puede costarte algo de dinero, también tendrás un poco más de tiempo para concentrarte en las cosas que realmente importan.
Date tiempo libre
Hubo un sábado en el que no hice nada, absolutamente nada. Si no hubiera pasado el día viendo Netflix todo el día, hubiera pasado tiempo con mi hija, hubiera ido al parque, visitado amigos y adelantado un par de cosas del trabajo. O hubiera salido a andar en bici… pero necesitaba un día para recargar pilas. También necesitaba tiempo para leer y hacer cosas en mi casa.Me di cuenta de que el tiempo libre me había ayudado a aclarar mi mente y mi creatividad. Me tomé ese día para seguir atento a mi 20 por ciento. En lugar de sentirme mal por esto (me di permiso para tomarme este descanso, y creo que tú también puedes hacerlo) disfruté enormemente mi tiempo libre.
