¿Cómo aprovechar al máximo tus recursos?
Un señor de edad avanzada, experiencia de sobra, frío, calculador, visionario, a veces pesimista y en ocasiones optimista, nunca soñador. Tal vez la parte medular de un plan de negocios. El presupuesto es la herramienta financiera a partir de la cual podremos calcular y desarrollar un sinfín de argumentos financieros y prácticos necesarios para abrir, operar, controlar, vender, comprar o franquiciar un negocio, nuevo o en marcha.
La importancia del presupuesto radica en que, bien elaborado, goza de una extrema capacidad para motivarnos y encausarnos por el camino de la disciplina y la administración. ¿Quién no ha culpado al señor cuando las metas no son alcanzadas y los recursos agotados?, o por el contrario, ¿cuántos de ustedes lo han utilizado como un pretexto inquebrantable para ahuyentar a esos predadores que quieren quedarse con el último pedacito que queda de él? La mayoría somos culpables de alguna forma.
Entonces, ¿cuál es la verdadera función de un presupuesto?, ¿cuál es la manera adecuada de elaborarlo?, y lo más difícil, ¿cómo puedo hacer para mantenerme a raya?
Primero que nada, el presupuesto es un ejercicio financiero flexible, o al menos debería serlo, ya que presupuestar recursos en un determinado momento involucra considerar también el factor tiempo de la manera más certera posible, por lo que, un presupuesto “amistoso” debería tener mínimos y máximos entre los cuales tendríamos que navegar. Sin embargo, también está el presupuesto “terrorista”, aquél que ha sido creado por jefes sin escrúpulos que creen haber logrado medir hasta la última hoja de papel y que han tejido una telaraña de eventos que les permite, desde su perspectiva, saber con una sensación de certeza “cuánto dinero, tiempo y esfuerzo requerirá el proyecto para ejecutarse de manera eficiente”.
Hablemos del presupuesto maestro enfocado a una PYME. Este ejercicio le permitirá a su empresa desenvolverse con mayor seguridad al conocer el origen y destino de los recursos que usted emplea en su negocio (tierra, trabajo y capital, o producto, personas y dinero). Hay dos escenarios que queremos evitar: que nos llegue un gasto que consideramos imprevisto y nos haga buscar liquidez hasta debajo de las piedras, o que nos llegue dinero extra y que no sepamos qué hacer con él en términos productivos y por ende, terminemos perdiéndolo.
Es muy importante que para trabajar de manera organizada y de forma global o por proyecto, se elabore un presupuesto inicial que permita conocer los recursos necesarios para iniciar el negocio, después, con ayuda de las proyecciones o corridas financieras, determinar el flujo de efectivo de nuestra empresa, considerando todos los factores presupuestables.
Algunos consejos que en Grupo Consultor EFE® le damos al PYMEmpresario, son:
- Encuentra un formato de presupuesto financiero en internet, en fuentes especializadas o diséñalo tú mismo o con ayuda de alguien. También existe software que puede servirte.
- Elabora un presupuesto maestro antes de iniciar el próximo ciclo, trabaja en él por lo menos un mes antes y revísalo cuantas veces sea necesario. Evita el presupuesto sobre la marcha, eso no existe.
- Sé realista con tu presupuesto. No permitas que la pasión por un negocio nuble tu capacidad analítica, si es necesario, sé suficientemente pesimista como para ver en números si el negocio superará momentos difíciles, o en todo caso, debes retirarte. Recuerda que un retiro a tiempo, es una batalla ganada.
- Solicita con tiempo por lo menos 3 cotizaciones (incorpóralo como política) para encontrar al mejor proveedor de cada producto o servicio que necesites. Considera buscar un equilibrio entre precio, servicio y garantías.
- Sé eficiente con los recursos, pero no inhibas a tus colaboradores, no frenes el crecimiento de tu empresa y sobre todo, ten en mente que los empresarios más grandes que conocemos tenían una filosofía que no era precisamente hacerse millonarios.
- Trata de visualizar todos los eventos que pudieran ocurrirte y que afectarían tu presupuesto. Te recomendamos crear una partida para imprevistos de por lo menos el 5% sobre ventas netas.
- ¡Registra todo! Es necesario al principio, a medida que el tiempo avance, podrás ir haciendo ajustes que pulirán tu capacidad para presupuestar, después, cada ejercicio o cada proyecto será más fácil de presupuestar.