Has escuchado la expresión: “Trabaja de manera inteligente, no más duro”, ¿qué quiere decir exactamente? Cuando tu buzón está lleno, hay un montón de papeles en tu escritorio y el teléfono sigue sonando, ¿cómo se supone que vas a terminar todo a tiempo?
La verdad es que la manera más común de hacer las cosas no es siempre la más productiva. Cuando te enfocas en hacerlas planeándolo en exceso, puedes estar haciendo demasiadas actividades que no te están llevando a ningún resultado. Eso significa tiempo perdido en cosas que no valen tu atención o que podían ser manejadas de una manera diferente.
Como dijo Benjamin Franklin “una onza de prevención vale una libra de cura”. Aquí hay cinco curas para ayudarte a trabajar con mayor eficiencia:
1. Forma. Los emprendedores más exitosos saben que al tener un poco de estructura en su horario pueden crear una rutina de éxito. Si estás corriendo por ahí apagando pequeños incendios en lugar de planear el futuro de tu negocio vas a quemarlo y caer.
La clave para un día laboral efectivo es tener un poco de organización en tu lugar. Levántate todos los días entre semana a la misma hora y elabora una rutina, por ejemplo, levantarte, hacer ejercicio, desayunar, contestar emails, llamadas, reservar el tiempo para planear y trabajar, revisar nuevamente tu email, hacer llamadas y dormir.
Cuando rompes la estructura y comienzas a responder correos y llamadas todo el día y toda la noche pierdes mucho tiempo. Tener cierto orden te permite priorizar cosas en tu día, entrenar a tu equipo y a los clientes cuando quieran tener acceso a ti y apartar tiempo con la familia, amigos y contigo mismo. La estructura te hace un emprendedor inteligente.
2. Deshecha el mito de ser multitasking. Tal vez para algunas de las madres más talentosas hay algo llamado multitasking. Pero el resto de los mortales debemos dejar a un lado la idea de que podemos hacer muchas cosas y ser efectivos al mismo tiempo.
El cerebro no está programado para hacer dos cosas bien a la vez. Terminas perdiendo más tiempo tratando de corregir tus palabras y reescribiendo tus emails. Tu cerebro está perdiendo eficiencia cada vez que saltas a una nueva tarea. Enfócate a una, termínala por completo y empieza otra. Esto te ayudará a ganar más tiempo después.
3. Lo urgente no quiere decir que es lo más importante. Parte de ser emprendedor es usar tu buen juicio. Comprométete a conocer tu modelo de negocio y los productos. Debes confiar en tu juicio para contratar vendedores y demás empleados. Aplica eso mismo a lo urgente contra lo importante que surja todos los días. Parte de la brillantez de trabajar bajo una estructura, es que en muchas ocasiones se debe eliminar lo urgente contra los asuntos vitales.
Si revisas tu email o regresas llamadas en un horario establecido, entrenas a tus empleados y clientes a resolver sus propios problemas. Ten el juicio y disciplina para salir de la fácil costumbre de pensar que todo lo urgente es importante, no lo es. Aprender a dejar ir lo urgente, te quitará mucho tiempo de estrés para que puedas trabajar bien y enfocarte en lo que es importante.
4. Apágalo. Los smartphones y el wi-fi son increíbles. Es fácil darlos por sentado ahora porque se han convertido en parte de nuestra vida y no estaban hace diez años. Aun así, emprendedores como Bill Gates y Richard Branson construyeron negocios de millones de dólares con un teléfono de línea fija.
Toda esta conectividad es muy conveniente, pero también puede ser muy perjudicial para tu flujo de trabajo. Debes encontrar momentos en el día cuando la opción de los mensajes esté apagada, la notificaciones de los emails esté bloqueada y el teléfono no reciba llamadas. Todas esas distracciones sacan a tu cerebro de su proceso creativo.
5. Tómate muchos breaks. ¿Cómo puedes hacer esto y terminar a tiempo? ¡Fácil! Tiene que ver con la estructura. Cuando planeas tu día para tener momentos entre tareas y breaks, te estás preparando para el éxito. Si te organizas para tomar caminatas, comidas y resetear tu cerebro para que descanse el cuerpo, tendrás la energía y el cerebro listo para aguantar todo el día.
No te sientas culpable de levantarte de tu lugar de trabajo cada dos horas por agua, un snack o caminar alrededor de la cuadra. Mantener el cuerpo alimentado y rejuvenecido te ayudará a trabajar mejor por mucho tiempo.